12-    Sicil amiri sıfatıyla müdürlük personelinin kişisel ve gizli sicillerinin düzenlenmesi ile personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını takip etmek.

13-    Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında işbirliği kurulmasını sağlamak, çalışmaları izlemek ve denetlemek.

14-    Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapmak, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak.

15-    Başkanlık veya Genel Sekreterlik, şahıs ve heyetlerle yapılacak olan temasları, randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenlemek, durumu kendilerine bildirmek, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunmak, görüşme ve temasların aksamadan yapılmasını sağlamak.

16-    Kanunları, yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak.

17-    Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin diğer birimleri ile işbirliği ve yardımlaşma esasına göre yönetmek, verimin yüksek tutulması için gerekli tedbirleri almak, Müdürlükteki dosya ve yazışmaların eksiksiz ve usulüne uygun olarak düzenlenmesi ile ilgililerin yararlanmasına hazır bulundurulmasını sağlamak.

18-    Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait kart, mektup, faks veya telgrafların cevaplarını yazmak veya yazdırmak.

19-    Makamca gerekli görüldüğü taktirde yerli ve yabancı misafirlerin karşılanmak, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde kendilerine yardım edilmesini sağlamak. Yurtiçi, yurtdışı, uluslararası kongre, konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek, kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.

20-    Müdürlüğe verilen sözlü veya yazılı emir, bilgi ve tavsiyeleri not ederek ilgililere bildirilmesini veya duyurulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların sonucunu izlemek ve konu hakkında Makama bilgi vermek. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için her türlü tedbiri almak.

21-    Müdür çeşitli kanun, mevzuat, yönetmelik ile kendisine verilen görevleri iyi bir şekilde ve zamanında yapmak ve yaptırmaktan sorumlu olup, doğrudan Başkan’a bağlı olarak görev yapmak.